Кто: небольшой учебный центр, проводит инструктажи и обучение по технике безопасности на производстве. Клиенты - предприятия и ИП, которым нужно периодически обучать и аттестовывать сотрудников. Имя организации изменено по соглашению. Боль: запись на инструктажи шла через личные мессенджеры, заявки терялись, расписание велось в голове и в блокноте. Результат: 70% заявок теперь обрабатывает бот, руководитель отвечает только на нестандартные вопросы.
Как было до
Учебный центр по технике безопасности - это не просто курсы. Это обязательная для предприятий история: каждый сотрудник должен пройти инструктаж, получить отметку, иметь подтверждение на случай проверки. Поток постоянный: то группа от завода, то несколько человек от строительной компании, то ИП с одним сотрудником.
Запись шла через WhatsApp и Telegram - куда клиент напишет. Руководитель центра лично вёл переписку: уточнял количество людей, дату, программу (вводный инструктаж, пожарная безопасность, работа на высоте - у каждого предприятия своя). Потом переносил в блокнот.
Проблема: сообщения приходили вечером и в выходные. Ответ откладывался до утра. Некоторые клиенты за это время находили другой центр или просто забывали перезвонить. По итогам первичного аудита - до 25% заявок из мессенджеров не конвертировались в оплаченную запись именно из-за задержки ответа.
Ещё одна боль: напоминания. Корпоративные клиенты часто забывали подтвердить группу. Руководитель звонил или писал каждому вручную за день до инструктажа. Это занимало время, которое можно было потратить на подготовку к занятию.
Что сделали
Дни 1-3. Разобрали типичный поток заявок: какие вопросы повторяются, какие программы чаще всего нужны, по каким критериям клиент выбирает дату. Выяснили: 70% переписки укладывается в 8 сценариев.
Дни 4-7. Собрали бота в MAX. Клиент пишет - бот уточняет: какая программа нужна, сколько человек, желаемая дата. Если программа стандартная и дата есть в расписании, бот сразу подтверждает заявку и отправляет реквизиты для оплаты. Руководитель видит новую запись в дашборде без участия в переписке.
Для нестандартных запросов - корпоративная программа, нестандартные сроки, большая группа - бот переключает диалог на руководителя с кратким резюме: кто пишет, что нужно, откуда.
Дни 8-10. Настроили автоматические напоминания. За день до инструктажа клиент получает сообщение: дата, время, адрес, что взять с собой. За 2 часа - второй пинг. Кнопка «Перенести запись» без звонка.
Дни 11-14. Простой журнал на основе CRM-lite: все записи в одной таблице. Кто записан, на какую программу, оплачено ли, прошёл инструктаж или нет. Руководитель открывает таблицу и видит картину на неделю вперёд.
Цифры результата
| Метрика | До | После |
|---|---|---|
| Заявок обрабатывается автоматически | 0% | до 70% |
| Время ответа на заявку | 2-6 часов | до 2 минут |
| Ручная работа с расписанием в день | 3+ часа | 40 минут |
| Потерянных заявок из мессенджеров | до 25% | 0% |
Поток заявок не вырос - рекламу не запускали. Просто перестали терять тех, кто уже написал. В первый месяц работы бота руководитель вернул примерно 3 часа в день, которые раньше уходили на переписку и звонки с напоминаниями.
Корпоративные клиенты отметили, что стало удобнее: раньше нужно было помнить телефон, теперь просто написать в бот в любое время.
Что говорит владелец центра
«Я вела переписку в трёх мессенджерах одновременно и всё равно не успевала. Заявки, которые приходили вечером, к утру уже остывали. Теперь бот отвечает сразу: уточняет программу, дату, количество людей. Я подключаюсь только если что-то нестандартное. Три часа в день - это много, когда они идут не на переписку, а на само дело.»
Руководитель учебного центра. Имя по запросу.
Для кого этот кейс
Если вы ведёте учебный центр, консалтинг или любую b2b-услугу с повторяющимся потоком запросов: большая часть переписки - это одни и те же вопросы по кругу. Бот берёт эту часть на себя, а вы занимаетесь тем, что реально требует вашего участия.